APEX CHEM (PTY) LTD  

PRIVACY POLICY 

 
Protecting your personal data is our priority. This privacy policy informs you about how Apex Chem(Pty) Ltd and/or its subsidiaries (as applicable) (Apex Chem (Pty) Ltd, “we” or “us”), as controller,undertakes to comply with the provisions of the General Data Protection Regulation (EU) No 2016/679 
of 27 April 2016 on the protection of personal data as well as the Protection of Personal Information Act 4 of 2013.When you use the ibvgiftofgold.com we collect certain elements of your personal data. The purpose of this privacy policy is to inform users of the means used to collect, access, process and store users’ personal data. 
 
1.COLLECTION OF PERSONAL DATA 
 
1.1. We collect users’ personal data on the website. 
1.2.The personal data that may be collected are as follows: 
1.2.1. Identification data (your last name, first name, email, postal address, telephone 
number); 
1.2.2. Data related to your orders; 
1.2.3. Personal data of the user when he/she enters it in his/her customer account: date of 
birth and cart items; 
1.2.4. Connection data (for example IP address, logs OR log-ins); 
1.2.5. Any information you wish to transmit to us when requesting a contact; 
1.2.6. Internet data (for example: IP address, pages visited, date and time of connection, 
browser used, operating system); 
1.2.7. The data relating to the payment method (credit card number, expiry date, authorisation   
number, security code) are collected directly by our service providers. 
1.3. Obligatory data is indicated when we request it. It is signaled by an asterisk and is needed to 
create your account and order from the Site. 
1.4. Third-party providers of applications, tools, gadgets and plug-ins on our website, as well as the 
networks on which we publish editorial and promotional content (such as Facebook and 
Instagram) may also use automated, context-based and interest related means to collect user
 

 

 
data (interactions with functions and profiling of the online activity). This data is collected 
directly by such providers and/or third parties and is subject to their policies. To the extent 
permitted by applicable law, we are not responsible for the practices of such service providers 
and third parties. 
1.5. The user is informed that we need to collect certain data in order to perform its services. If the 
user  
does not wish to disclose this data, we will not be able to perform its services. 
 
2.PURPOSES OF THE COLLECTION OF PERSONAL DATA 
 
Purpose 
Legal basis 
Length of time conserved 
Supply the services available on 
our Site and/or through your 
Account 
Enacting the contract you have 
concluded with Apex Chem 
(Pty) Ltd International Vaults 
by accepting our Privacy Policy 
after your Account has been 
created 
When you have created an 
account: your data is conserved 
for as long as you have the 
account.​
If the account has been inactive 
for 2 years, your personal data 
will be deleted if we have not 
received an email from you 
responding to our email for 
reactivation.​
Also, your data can be archived 
for probationary reasons for 5 
years. 
Treat your order, do operations 
relative to managing our clients 
concerning contracts, orders, 
deliveries, bills and follow-up of 
the contractual relationship 
with our clients. 
Enacting the contract you have 
concluded with Apex Chem 
(Pty) Ltd by accepting our 
Privacy Policy when you place 
an order. 
Personal data is conserved for 
the entire time of the 
contractual relationship.​
Your data can also be archived, 
for probationary reasons, for 5 
years.​
Concerning data relative to your 
debit card, it is conserved by 
our service provider until your 
order has been delivered to 
which we add your cancellation 
period.​
Data relative to the visual 
cryptogram or CVV inscribed on 
your debit card is never stored. 
Improve our services 
Our legitimate interest to 
Recording of phone calls: 6 
 
 
Purpose 
Legal basis 
Length of time conserved 
improve our services 
months from when they have 
been recorded​
Documents analyzing the 
content of telephone calls: 1 
year from when they have been 
collected 
Build a file of clients and 
prospective clients 
Our legitimate interest in 
developing and promoting our 
activity 
For clients: data is conserved 
during the entire time of the 
contractual relationship.​
For prospective clients: data is 
conserved for 3 years counting 
from your last contact, for 
reasons of client prospection. 
Send newsletters, solicitations 
and promotional messages 
For clients: our legitimate 
interest in retaining them as 
customers and informing them 
about our latest news​
For prospective clients: your 
consentment OR consentment 
is needed 
Data is conserved for 3 years 
counting from our last contact 
Respond to your requests for 
information 
Our legitimate interest in 
responding to your requests 
Data is conserved during the 
time needed to treat your 
request for information and 
deleted once the request for 
information has been treated. 
Conforming to our legal and 
regulatory obligations 
Conforming to our legal and 
regulatory obligations 
Bills are archived for 10 years. 
Data relative to your 
transactions (except bank data) 
is conserved for 5 years. 
Organize contests and 
promotional events 
Our legitimate interest in 
retaining them as customers 
and offering them gifts 
Data is conserved for the entire 
length of the games or 
promotional operations and can 
be archived for 5 years for 
probationary reasons. 
Develop statistics for browsing 
site audience and types of 
purchases made 
Your consent 
Data is conserved for 1 year. 
Diffuse personalized advertising 
Your consent 
Data is conserved for 1 year. 
Manage requests to exercise 
Our legitimate interest in 
If we ask for your proof of 
 
 
Purpose 
Legal basis 
Length of time conserved 
rights OR customer rights OR 
site visitor rights 
answering your requests and 
conserving a follow-up on 
them 
identity: we conserve it only 
during the time needed to 
verify it. Once the verification 
has been done, the justification 
is deleted.​
If you exercise your right to 
oppose receiving prospections: 
we conserve this information 
for 3 years.​
The information that helps us 
manage your requests to 
exercise your rights by applying 
GDPR will be conserved for 2 
years from the day of the 
request.​
 
 
3.THIRD PARTY ACCESS  
 
3.1.  Employees of our company; 
3.2.  Our sub-contractors: host provider, payment service provider, CRM tool, sender of newsletters, 
delivery service; 
3.3. If appropriate: public and private organizations, but only to meet our legal obligations. 
3.4. technical maintenance and development of our website, including entities that perform orders 
and  provide web hosting, information storage, email service providers, as well as analysis 
services, and tag management, such as Google Analytics. 
  
4.ACCOUNT PROTECTION 
 
4.1. The user’s password is the key to their account. Use unique numbers, letters and special 
characters and  
         do not disclose your password to anyone.  
4.2.  In the event the user shares their password or personal data with another person/s, the user is  
          responsible for all actions taken in the name of their account.  
4.3.   If a user’s password has been compromised for any reason, the user must immediately notify 
Apex  
  Chem (Pty) Ltd and change their password.  
 
 
 
5.USERS’ RIGHTS OVER THEIR PERSONAL DATA 
 
5.1. In accordance with Articles 14 to 22 of Regulation 2016/679 of April 27, 2016, any natural person 
using the website has the right to exercise the following rights: 
– a right of access, rectification and erasure of the data collected, 
– a right to object to the processing of their data 
– a right to the restriction of the processing, 
– a right to withdraw consent of the processing of data; 
– a right to the portability of the data collected the option to formulate instructions relating to 
the retention, erasure and transmission of his/her personal data after his/her death in 
accordance with Article 40–1 of Law 78–17 of January 6, 1978 
5.2. Users may exercise all these rights by connecting to their customer account, by contacting 
customer service at ibvgiftofgold.com  
 
6.DATA RETENTION PERIOD 
 
User data will not be retained beyond the period strictly necessary for the purposes set out herein and 
in accordance with applicable regulations and laws. In this respect, the data used for canvassing 
purposes may be retained for a maximum period of 3 years from the termination of the user’s account 
or the last contact with the relevant prospect. User data is deleted upon expiry of storage periods. 
Nevertheless, the data may be archived beyond the specified periods for the purposes of investigating, 
establishing and prosecuting criminal offences for the sole purpose of making the data available to the 
judicial authority, where necessary. 
 
7.COOKIES, TAGS AND TRACKERS 
 
7.1. When browsing our website, information relating to the navigation of the user’s terminal  
            (computer, tablet, smartphone, etc.) may be saved through files referred to as “Cookies”. 
7.2. As most of the online services, our website users first-party and third -party cookies for several 
purposes. The First-party cookies are mostly necessary for the website to function the right 
way, and do not collect any of your personally identifiable data.  
7.3. The Third-party cookies used on our website are mainly for understanding how the website 
performs, how you interact with our website, keeping our services secure, providing 
advertisements that are relevant to you, and providing you with a better and improved user 
experience and help speed up your future interactions with our website.  
 
 
7.4. The cookies our website uses: 
7.4.1. Essential: some cookies are essential for you to be able to experience the full 
functionality  
of our website. They allow us to maintain user sessions and prevent ant security 
threats. They do not collect and store any personal information. 
7.4.2. Statistics: These cookies store information like the number of visitors to the website, 
the number of unique visitors, which pages of the website have been visited, the 
source of the visit etc.. This data helps us understand and analyze how well the 
website performs and where improvements need to be made.  
7.4.3. Marketing: Our website displays advertisements. These cookies are used to 
personalize the advertisements that we show you so that they are meaningful to the 
user. These cookies also help us keep track of the efficiency of theses ad campaigns.  
7.4.4. Functional: These are the cookies that help certain non-essential functionalities on our 
website. 
7.4.5. Preferences: These cookies help us store your settings and browsing preferences like 
language preferences so that you have a better and efficient experience on future 
visits to the website.  
7.5.  the below list details the cookies used in our website: 
  
Cookie 
Description 
cookielawinfo-checkbox-
analytics 
This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used 
to store the user consent for the cookies in the category “Analytics”. 
cookielawinfo-checkbox-
functional 
The cookie is set by GDPR cookie consent to record the user consent 
for the cookies in the category “Functional”. 
cookielawinfo-checkbox-
necessary 
This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookies are 
used to store the user consent for the cookies in the category 
“Necessary”. 
cookielawinfo-checkbox-
others 
This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used 
to store the user consent for the cookies in the category “Other. 
cookielawinfo-checkbox-
performance 
This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used 
to store the user consent for the cookies in the category 
“Performance”. 
viewed_cookie_policy 
The cookie is set by the GDPR Cookie Consent plugin and is used to 
store whether or not user has consented to the use of cookies. It does 
not store any personal data 
 
 
 
8.MODIFICATIONS 
 
We may modify this Privacy Policy at any time in order to conform with any regulatory, jurisprudential, 
editorial or technical evolutions. These modifications will be applied on the date the modified version 
has become effective. You are thus invited to regularly consult the latest version of this policy. 
However, we will keep you informed of any significant amendments of the present Privacy Policy. 
 
 
 
9.SECURITY  
 
The user’s personal data is stored on our servers. We treat personal data as an asset that must be 
protected and make extensive use of tools (encryption, passwords, physical security, ect) to protect 
your personal data against unauthorized access and disclosure. We ensure, but do not promise, that 
your personal data or private communications will remain private should third parties unlawfully           
 intercept or access transmissions to misuse data stored.  
 
10. CONSENT FOR COLLECTION  
 
10.1.Apex Chem (Pty) Ltd will obtain your consent prior to collecting personal information in 
compliance with the Protection of Personal Information Act (POPI) and the EU Regulations.  
 
10.2. If you have any inquiries or concerns regarding this policy, please direct them to the 
Information Officer of Apex Chem (Pty) Ltd.